Hos glaseksperten er de ca. 150 medarbejdere, hvorfra 90 er timelønnede. De har både, dags-, aften-, nat- og weekend hold. I de travleste perioder kører produktionen 24 timer i døgnet. Der er derfor behov for et tidsregistreringssystem, der kan skal kunne håndtere komplekse timeregler, og timegodkender og administration har behov for et system, som giver dem overblik over de mange medarbejdere.

Glaseksperten søgte efter et tidsregistreringssystem der kunne tale 100% sammen med deres lønsystem. Det oplevede de nemlig store problemer med, ved deres gamle systemer

“ Vi havde brug for at få digitaliseret og automatiseret en masse processer. Dette kunne de to systemer hjælpe med.“ Simon Erlandsen, Regnskabschef hos Glaseksperten.

I de gamle systemer var der meget manuelt arbejde

Da der ikke blev udvekslet data mellem det gamle tidsregistrerings- og lønsystem, betød dette, at der var meget manuelt arbejde forbundet med at få overført data. I de gamle systemer skulle de trække filer ud som derefter skulle konverteres, for så at indlæse filen i det andet system.

Dette var en tidskrævende proces, som også udgjorde en stor risiko for, at der kunne opstå manuelle fejl flere steder i processen.

” Vi oplevede ved vores gamle systemer, at der ikke var noget samspil mellem dem. Der var meget manuelt arbejde og filer der skulle konverteres. Dette kunne føre til fejl.” Udtaler Simon fra Glaseksperten

Åbent API kan automatisere processer

Glasekspertens gamle tidsregistreringssystem var meget låst. Hvis der skulle ændres noget, skulle de kontakte en ekstern udvikler, hvilket både var dyrt og tidskrævende.

Hvis en virksomhed oplever at de har behov for at lave tilpasninger i systemet, er dette ikke et problem med Zenegy Time. Zenegy Time kan nemlig nemt konfigureres, til at passe til virksomhedens specifikke behov.

Der er en API integration mellem Zenegy lønsystem og Zenegy Time og derfor bliver alt data udvekslet og opdateret automatisk mellem de to systemer hver dag.

Blev kunde hos både Zenegy lønsystem og Zenegy tidsregistreringssystem

Som nævnt have Glaseksperten behov for at finde både et løn-og tidsregistreringssystem, der nemt kunne tale sammen og dele data på kryds og tværs.

Valget faldt derfor på Zenegy lønsystem og Zenegys tidsregistreringssystem, Zenegy Time. De to systemer er bygget på en API integration, der betyder at systemerne deler data uden problemer. På den måde har Glaseksperten automatiseret mange af deres processer.

En god onboardingsproces

Glaseksperten startede med at blive kunde hos Zenegy lønsystem og efter de havde fuldstændig styr på dette system, blev de onboardet som kunde hos Zenegy Time.

“ Onboardingsprocessen var en super, super god oplevelse. Zenegy har overholdt alt hvad vi er blevet lovet. “

Godkendelse og administration er blevet markant nemmere
Før var godkendelsen noget der blev sendt videre til finansafdelingen. Dette er nu rykket hen til produktionslederne, der nu kan godkende timer, fravær, ferie mm. for deres medarbejdere.

“ For administration af timer og kontrol over timeforbruget i produktionen har vi taget et kvante spring.”

Fundet hjælp hos Zenegys hjælpecentre

Glaseksperten har fundet meget hjælp ved at bruge Zenegys hjælpecentre

“ Zenegys er hjælpecentre er supergode. De har været en kæmpe hjælp. “

Der findes et hjælpecenter for både Zenegy løn og Zenegy tid, med hundrevis af hjælpeartikler og videoer.

Gå til Zenegy hjælpecenter for løn

Gå til Zenegy hjælpecenter for tid

Medarbejderne er meget glade for skiftet og specielt deres nye medarbejderapp
Ligeledes er det blevet meget nemme for medarbejderne at lave registreringer. Dette kan de gøre via deres Zenegy Time app, som er blevet konfigureret til hver enkelt medarbejder, så de kun kan se de funktioner, som er relevant for netop dem.

“ Skiftet har absolut været en positiv oplevelse for alle. “

Medarbejderne har taget rigtigt godt imod appen. Bl.a. har appen medvirket til at fjerne alle tvivlsspørgsmål der før kunne opstå omkring fravær, ferie mm. Dette sker ikke mere, da medarbejderne kan følge med i alle deres oplysninger i appen og timegodkenderen kan se de samme oplysninger via systemet.

Et værktøj til afholdelse af medarbejder samtaler

Når produktionslederne afholder 1-1 samtaler med deres medarbejdere, bruger de også Zenegy Time til at tage udgangspunkt i. Her kan se præcis hvor mange timer medarbejderen har haft, om de er kommet for sent, om de har haft overarbejde mm.

Overholdelse af GDPR

Skiftet har også betydet at Glaseksperten er 100% sikret, at de overholder alle GDPR-regler. Der indgår mange personfølsomme data i løn- og tidsregisteringssystemer. Ved at bruge Zenegy lønsystem og Zenegy tidsregistreringssystem, der som nævnt udveksler data med en API integration, er der ingen risiko for, at reglerne ikke bliver overholdt.

“GDPR-delen er også rigtigt god. Det gør at man opfylder alle regler.”

Halveret tiden de bruger på løn

“Vi har sparet meget tid ved at bruge begge systemer sammen. På løndelen har vi i hvert fald halveret den tid vi bruger, sammenlignet med før.”