Vi har talt med nogle af vores in-house eksperter om, hvilke faktorer du skal være opmærksom på, for at opnå en lettere og mere effektiv årsafslutning.

Vær i god tid med årets sidste løn

Der er mange grunde til at være ekstra opmærksom på deadlines for december lønnen. Hvis du er for sent ude med lønnen i december, vil den ikke relatere til indkomståret 2023, hvilket kan have konsekvenser for medarbejderens indkomstoplysninger og betyde ekstra arbejde for dig. Der er derfor en god idé at bestille lønkladderne allerede ved lønstart, så de kan blive genereret og du løbende kan opdatere lønsedlerne.

I Zenegy vil systemet altid gøre dig opmærksom på, hvis der er uregelmæssigheder eller fejl i lønnen. Dette sikrer dig en en korrekt lønkørsel, hver gang. Derudover er det også muligt at trække en række rapporter, der der kan hjælpe dig til en nemmere og hurtigere lønkørsel. Læs mere om vores rapporter.

Husk derfor at lave lønnen for december i så god tid som muligt!  I Zenegy er der deadline for december løn torsdag den 28. december kl. 08:00 med overførsel til NemKonto og kl. 10:00 med Overførselsservice, hvis lønnen skal være til disposition fredag den 29. december.

Afstem med eIndkomst og bogføring

eIndkomst:
Når du afslutter lønåret for 2023, skal du sørge for at kontrollere, at virksomhedens lønoplysninger stemmer overens med de indberetninger, der er foretaget til SKAT. Du afstemmer ved hjælp af en afstemningsliste fra eIndkomst, der findes under ‘Tast Selv Erhverv’ på SKATs hjemmeside.

Når du har hentet listen ned, kan du uploade den i Zenegy for at få et afstemningsoverblik mellem Zenegy og eIndkomst.

Bogføring:
Afstem Zenegy med dit økonomisystem. I forbindelse med at du kører løn i Zenegy, laves der en bogføring af lønnen, som du kan vælge at få overført direkte til dit regnskabsprogram. Læs mere om bogføringsoverblik her.

Tjek op på på medarbejdernes feriefridage

Ferieafholdelsesperioden for ferieåret 2022 (ferie optjent fra 1. september 2022 til 31. august 2023) slutter den 31. december 2023. Har medarbejderne meget ferie tilbage, der skal afholdes inden 31. december 2023, skal du huske at minde medarbejderne om dette. Husk også, at det maksimalt er 5 feriedage, der kan overføres til næste ferieår.

Grundlæggende gælder det i ferieloven, at 5 ud af de 25 feriedage, som medarbejderen optjener i løbet af ferieåret, kan udbetales eller overføres til næste ferieperiode.
Har medarbejderen flere feriedage tilovers fra ferieåret 2022, som ikke bliver afholdt, skal værdien af feriedage ud over 5 dage indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond.

I tilfælde af feriehindring, eksempelvis barselsorlov, er der undtagelser for dette. Den 5. ferieuge kan efter aftale overføres til næste ferieperiode, til afholdelse inden 31. december 2024, men som udgangspunkt skal den 5. ferieuge udbetales. Læs alt om 5. ferieuge.

Opgørelse af SH-opsparing og Fritvalgsordning

Hvis du har medarbejdere med SH opsparing eller fritvalgsordning skal du være opmærksom på hvilken overenskomst der er gældende. I de fleste overenskomster bliver SH og fritvalgsordning udbetalt sammen med årets sidste løn, men det er en god idé at tjekke op på dette.

Fritvalg:
Fritvalg kan sættes til automatisk udbetaling, i en måned du selv vælge, for den enkelte medarbejder. Se et detaljeret overblik over opsætning af fritvalg.

SH:
For nogle overenskomster er det et krav, at SH beskattes i indeværende år og udbetales netto året efter. Hvis dette er gældende for dine medarbejdere, er det muligt at opsætte systemet til denne form for udbetaling.SH kan opsættes til automatisk udbetaling i en måned du selv vælger, for den enkelte medarbejder. Hvis en medarbejder fratræder med en negativ SH-saldo, bliver beløbet automatisk trukket fra udbetalingen ved fratrædelsen. Se et detaljeret overblik over opsætning af SH.

Hvis der er ændringer i medarbejderens skatteoplysninger

Når en medarbejder oprettes i Zenegy, og der vælges hvilket skattekort der skal benyttes for medarbejderen, sender Zenegy i samme omgang en anmodning til SKAT om at abonnere på dette skattekort. Det betyder, at hvis en medarbejder går ind på SKAT og ændre deres oplysninger, vil dette automatisk blive opdateret i Zenegy. Vær dog opmærksom på, at der kan gå op til 14 dage inden Zenegy modtager de opdaterede skatteoplysninger. Læs mere om Zenegys håndtering af skattekort.

Forhøjet trækprocent:
Hvis en medarbejder har valgt at have en forhøjet trækprocent, skal man være opmærksom på, om medarbejderen vil fortsætte med dette i det nye år, da den ikke bliver nulstillet automatisk i systemet. Det er derfor en god ide at sende en reminder ud til medarbejderne om at de skal tage stilling til deres trækprocent.

Ekstra indbetaling til pension:
Der skal også tages højde for, om en medarbejder vil indbetale ekstra til deres pension. Det er derfor en god ide at gøre medarbejderne opmærksom på dette, så de kan nå at tage stilling til deres pension, inden december lønnen bliver sendt afsted. I Zenegy gøres dette ved at tilføje en ekstra pensionsordning i lønkørslen, hvor der kan indsættes et fast beløb under ‘Eget bidrag’.

Registreringer

Sørg for at gennemgå alle registreringer (ferie, fravær, kørsel, udlæg mm.) inden godkendelse af årets sidste lønkørsel. Det er vigtigt at de bliver godkendt i tide, så de bliver registreret i det korrekte indkomstår.

Fratrædelse af en medarbejder

Hvis en medarbejder fratræder i forbindelse med årsskiftet, skal du sørge for at dette bliver registreret i december måned. Det er vigtigt at ferie-, SH-, fritvalgssaldo mm. bliver opgjort for medarbejderen. Dette skal gøres sammen med december lønnen, da det ellers vil påvirke det nye indkomstår og resultere i en ekstra beskatning af medarbejderen.

Hvis medarbejderen skal have udbetalt feriepenge i forbindelse med fratrædelsen, er det vigtigt at dette bliver gjort sammen med december lønnen. Hvis det bliver gjort for sent, vil feriepengene blive registreret i det nye indkomstår. Hvis der er tale om et højt beløb kan dette rykke på hele indkomståret, hvilket kan betyde at medarbejderen kan risikere at få en forhøjet skatteprocent eller et skattesmæk. Læs vores guide til fratrædelse af medarbejdere.

Indberetning til Danmarks Statistik

Hvis du har modtaget besked om at din virksomhed er udvalgt til at indberette til Danmarks Statistik skal du huske at gøre dette. I Zenegy kan du tilmelde din virksomhed så indberetningerne bliver sendt automatisk. Dette gøres under ‘Min Virksomhed’ – ‘Abonnement’. Sørg for at Danmarks Statistik er aktiveret, som på billedet herunder. Som kunde hos Zenegy er det gratis at være tilmeldt dette abonnement. Læs mere om Danmarks Statistik.

Feriefri -og omsorgsdage

I Zenegy har du en række muligheder for opsætning af feriefri- og omsorgsdage. Her kan du definere perioden, som dagene skal følge, eksempelvis kalenderåret, det nye ferieår eller det gamle ferieår. Ligeledes kan du definere om overskydende dage skal overføres til næste periode, eller om de skal udbetales. Feriefri- og omsorgsdage er ikke omfattet af ferieloven og er derfor underlagt andre regler, fra overenskomster eller aftaler i virksomheden.

I forbindelse med årsskiftet skal du derfor tjekke saldi og evt. overføre eller udbetale de resterende dage. Læs mere om feriefri- og omsorgsdage.